Hoe wij AI gebruiken

Bij Sebas gebruiken we artificiële intelligentie (AI) om ons werk als syndicus sneller en nauwkeuriger te doen. Op deze pagina leest u waar we AI inzetten, waar niet, en hoe we ervoor zorgen dat een mens de beslissingen neemt. We volgen daarbij de Europese AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689) en de plichtenleer van het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV).

1. Waar we AI gebruiken

• Sebas AI, onze chatbot: Op onze website kunt u vragen over de appartementswetgeving stellen aan Sebas AI. Dat is een AI-assistent, geen medewerker. Sebas AI kent enkel de appartementswetgeving en heeft geen toegang tot uw persoonlijk dossier of tot gegevens over uw gebouw. De chatbot neemt geen beslissingen, doet geen toezeggingen en maakt geen betalingsafspraken. De antwoorden kunnen fouten bevatten: gaat uw vraag over uw eigen situatie, laat het antwoord dan bevestigen door een medewerker. Wilt u liever met een mens spreken, dan kan dat altijd via beheer@mysebas.be. Deel in het gesprek geen gevoelige persoonlijke informatie.
• Administratie: AI helpt ons facturen en documenten te verwerken, te ordenen en samen te vatten.
• Antwoorden op uw e-mails: AI kan een eerste versie van een antwoord voorstellen. Een medewerker van Sebas leest, past aan en verstuurt elk bericht zelf.
• Opvolging van betalingen: AI signaleert openstaande bedragen, zodat we tijdig kunnen opvolgen. AI geeft daarbij geen score of risico-inschatting over u.
• Herstellingen: AI kan aannemers voorstellen voor een herstelling, op basis van objectieve criteria zoals het soort werk en de regio. Die voorstellen bevatten geen betaalde vermeldingen of commerciële voorkeuren. Een medewerker kiest de aannemer.
• Teksten en beelden: We gebruiken AI als hulpmiddel bij het schrijven van artikels en berichten, en voor illustraties zoals ons octopusje.
• Intern werk: Onze medewerkers gebruiken een zakelijke AI-omgeving bij hun dagelijkse taken, onder de voorwaarden die u leest bij 'Uw gegevens'.

2. Er beslist altijd een mens

AI doet bij ons voorstellen, geen beslissingen. Onze chatbot Sebas AI geeft enkel algemene informatie over de appartementswetgeving. Elk persoonlijk bericht dat u per e-mail of brief van ons krijgt, is door een medewerker nagelezen en verstuurd. Elke stap bij een openstaande betaling (een herinnering, een ingebrekestelling of het inschakelen van een advocaat of gerechtsdeurwaarder) en elke keuze voor een aannemer gebeurt door een medewerker van Sebas. Die medewerker controleert ook altijd wat de AI voorstelt.

3. Wat AI bij ons niet doet

• We nemen geen beslissingen over u die enkel op AI steunen.
• We gebruiken AI niet om uw kredietwaardigheid te beoordelen of om mede-eigenaars een risicoscore te geven.
• We gebruiken AI nooit om u te misleiden, bijvoorbeeld met bewerkte foto's die de staat van een gebouw of van werken anders tonen dan in werkelijkheid.
• Onze chatbot doet zich nooit voor als een mens.

4. AI in onze teksten en beelden

Artikels en berichten die we met hulp van AI schrijven, worden altijd door een medewerker nagelezen en bewerkt voor ze verschijnen. Illustraties die met AI gemaakt zijn, zoals ons octopusje, krijgen de vermelding "Illustratie gemaakt met hulp van AI". De stemmen in onze video's zijn echte mensen. Gebruiken we ooit AI-beelden, -stemmen of -video's die echt kunnen lijken, dan vermelden we dat duidelijk bij de inhoud zelf.

5. Onze medewerkers

Wie bij Sebas met AI werkt, krijgt richtlijnen en opleiding over verantwoord gebruik: wat AI goed kan, waar het fouten maakt en waarom een mens het laatste woord heeft. Onze medewerkers gebruiken enkel AI-tools die we vooraf goedgekeurd hebben.

6. Uw gegevens

We voeren geen persoonsgegevens in open of publieke AI-tools in, zoals gratis consumentenversies van chatbots. Onze medewerkers werken met een zakelijke AI-omgeving waarvan de leverancier uw gegevens niet gebruikt om AI-modellen te trainen, en waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben. Waar mogelijk pseudonimiseren we: we laten namen, adressen en andere herkenbare gegevens weg of vervangen ze voor we AI gebruiken. We geven enkel door wat nodig is voor ons werk als syndicus. Verwerkt een AI-leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat enkel met de waarborgen die de Europese privacywetgeving vraagt, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Hoe we met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft, leest u in ons privacybeleid.

7. Wijzigingen

Verandert de manier waarop we AI gebruiken, dan passen we deze pagina aan. De datum bovenaan toont wanneer dat voor het laatst gebeurde.

Vragen over ons gebruik van AI? Neem contact op via beheer@mysebas.be. Sebas is als syndicus erkend door het BIV en volgt de plichtenleer van het BIV.