Begrijp je AV

Jullie zijn een VME, een vereniging van mede-eigenaars, die zich één keer per jaar organiseert waarbij eigenaars zich mogen uitspreken over vooraf voorbereide agendapunten. Op de vergadering volgt enkel nog een stemming.

Uitleg over het stemrecht van eigenaars tijdens de algemene vergadering. Hoe werkt stemmen in een VME en wat zijn de verschillende stemmingsregels?

Het eerste agendapunt is altijd de samenstelling van het bureau. Meer dan 50% van de eigenaars moet aanwezig zijn om rechtsgeldig te kunnen vergaderen. Jullie kiezen een voorzitter voor de vergadering die na de vergadering zijn mandaat verliest. Altijd iemand vanuit de eigenaarsgroep. De secretaris wordt ook aangesteld, klassiek is dit de syndicus zelf.

De commissaris krijgt de afrekening van iedereen, kijkt die na en daarna wordt de definitieve afrekening bezorgd door de syndicus. De verslagen zijn wat ze zijn en zijn met u gedeeld.

We starten met de leefregels binnen het gebouw. De VME volgt het burgerlijk wetboek en daaronder valt de politiecodex. Daaronder valt de basisakte met de statuten (wat is privatief en wat is gemeenschappelijk), het reglement van mede-eigendom (de kostensleutels), en de aanvulling: de leefregels of het RIO.

De syndicus legt de facturenlijst en de balans van afgelopen boekjaren voor. Door eigenaars gestelde vragen worden beantwoord. De totale kosten en gehanteerde kostensleutels leiden naar de individuele afrekening die kan worden goedgekeurd door goedkeuring van de laatste balans en daarmee het boekhoudkundig verleden van de VME.

De kosten voor het komende boekjaar, ofwel het budget. Wat wil de VME uitgeven en wat betekent dit in maandelijkse voorschotten? U betaalt niet de syndicus maar jezelf op jullie rekening van jullie gebouw. Maandelijkse bijdragen zijn voorschotten.

Het waarborgfonds is een financiële buffer voor elke eigenaar die je ook terugkrijgt als je verkoopt. Dit is nodig omdat je kosten vaak vooraf moet betalen, zoals bijvoorbeeld je blokpolis of het onderhoud van een lift.

We krijgen vaak als syndicus de vraag: wat is jullie advies dat we moeten sparen voor ons gebouw? In Vlaanderen ben je verplicht 5% van je werkkapitaal te sparen. Wij raden vaak 25% van je werkkapitaal aan om te sparen.

Het sparen binnen een VME is verplicht als je gebouw ouder is dan 5 jaar. De verplichting kan onttrokken worden als de VME met meer dan 80% aangeeft dat ze niet willen sparen.

De algemene vergadering wordt verzocht gebruikelijke kwijting te verlenen aan de huidige commissaris van de rekeningen, voor diens controle werkzaamheden en het gevoerde financieel beleid van de afgelopen periode.

Hierbij herbenoemen we de organen van de VME binnen de eigenaarsgroep: de rekeningscommissaris, raad van mede-eigenaars en de syndicus.

De syndicus wordt gemachtigd contracten te verlengen of hernieuwen en het nodige te doen en te beslissen, zelfs als de verbintenissen de duur van zijn mandaat te boven gaan.

Je hebt typisch 3 verzekeringen: de brandverzekering, de rechtsbijstand en als laatste de burgerlijke aansprakelijkheid.

Het is belangrijk dat jullie als mede-eigenaars tijdig laten weten als je over bepaalde punten zou willen praten, zodat we vooraf offertes kunnen aanvragen en deftig kunnen voorbereiden.

Een zeer belangrijk punt in je gebouw is natuurlijk de brandveiligheid. Dit valt onder verschillende punten. Hierbij geven we verschillende punten uit over brandveiligheid binnen je gebouw.

Periodiek moet er een keuring gebeuren volgens het algemeen reglement elektrische installatie (AREI). Keuringen die 25 jaar geldig waren, zijn nu nog maar 5 jaar geldig. De syndicus laat dit doen voor de gemeenschappelijke delen. Ook privé moet je per 5 jaar een keuring hebben. Geen geldige keuring heeft gevolgen voor de verzekering.

Er zijn nog een aantal keuringen nodig binnen je gebouw, zoals bijvoorbeeld een EPC. Een asbestattest is nodig voor gebouwen ouder dan 1981.

Een belangrijk punt waar het vaak fout gaat is de riolering van het gebouw.

Het kan zijn dat je rookluik periodiek kan piepen omdat de centrale onderhouden moet worden. Dit moet in principe om de 13 maanden, maar als de leverancier hier de fout in gaat, heb je een vervelende piep.

Bij de staat van het gebouw is ventilatie een belangrijk punt. Nieuwe gebouwen hebben automatische ventilatie, maar bij oudere gebouwen is het ook belangrijk om te ventileren.

Indien je gebouw iets ouder is, kan het zijn dat een schouwrenovatie kan gebeuren.

Zonnepanelen is vaak een populair item. Voor gemeenschappelijke zonnepanelen heb je 67% van de stemmen nodig. Voor privatieve zonnepanelen heb je 80% van je stemmen nodig.

Een voorbeeld van diverse bepalingen is vragen van derden. Je huurders kunnen agendapunten aandragen maar mogen niet aanwezig zijn op een algemene vergadering. Als er iets kapot is, vragen we je graag om dit te melden.