Digitale syndicus: wat een online dossier concreet voor jou betekent

Je wil weten wat er op de laatste algemene vergadering beslist is. Je hebt je afrekening nodig, of de notaris vraagt documenten omdat je verkoopt. Met een online dossier zoek je dat zelf op, op het moment dat het jou past, zonder eerst te moeten vragen of iemand het doorstuurt.

In dit artikel lees je wat een online dossier bij een syndicus concreet inhoudt. Je ziet welke documenten je volgens de wet mag inzien, wat er geldt voor notulen, oproepingen en deelname vanop afstand, en wat je daar zelf mee kan doen. Tot slot lees je hoe Sebas dat invult voor de meer dan 350 VME's die het in heel Vlaanderen beheert.

Geen technisch jargon, geen ingewikkelde uitleg. Gewoon duidelijk en praktisch, met bij elke regel het wetsartikel waar ze vandaan komt.

Een bijlage in je mailbox of een online dossier

Een PDF in je mailbox is handig, maar het blijft een momentopname. Je moet hem zelf bewaren en terugvinden, en als er iets wijzigt, heb je een nieuwe versie nodig.

Een online dossier werkt anders. Het is een beveiligde omgeving waar je als mede-eigenaar inlogt en de documenten van je VME zelf raadpleegt. Ze blijven daar staan, ook als je ze later opnieuw nodig hebt.

Wat is een VME eigenlijk? Een VME, voluit "vereniging van mede-eigenaars", hoort bij een gebouw waarvan de eigendom verdeeld is in kavels. Elke kavel bestaat uit een privatief deel, zoals je appartement, en een aandeel in de gemeenschappelijke delen (art. 3.84 BW). Welke delen gemeenschappelijk zijn, beschrijft de basisakte (art. 3.85 § 1). De VME krijgt rechtspersoonlijkheid zodra minstens één kavel is overgedragen en de basisakte en het reglement van mede-eigendom zijn overgeschreven (art. 3.86 § 1). Iedere eigenaar van een kavel is lid van de algemene vergadering (art. 3.87 § 1). De syndicus voert de beslissingen van die vergadering uit, beheert het vermogen van de VME en voert de boekhouding (art. 3.89 § 5, 1°, 3° en 15°). Meer over het beheer van appartementsgebouwen lees je op vlaanderen.be.

Een online dossier draait dus niet om technologie, maar om iets eenvoudigers: je vindt zelf terug wat er in jouw gebouw beslist is en wat het kost.

Wat is een online dossier bij een syndicus precies?

Het recht om documenten in te zien heb je al, los van elk platform. De syndicus moet het de mede-eigenaars mogelijk maken om alle niet-private documenten of gegevens over de mede-eigendom in te zien, op de manier die het reglement van interne orde of de algemene vergadering bepaalt (art. 3.89 § 5, 9°). Een online dossier is één manier om dat te doen: je logt in en raadpleegt die documenten zelf.

Documenten die de wet zelf noemt:

• De basisakte en het reglement van mede-eigendom, samen de statuten van het gebouw (art. 3.85 § 1)

• Het reglement van interne orde (art. 3.85 § 3)

• De notulen van de algemene vergadering (art. 3.87 § 10)

• De periodieke afrekeningen van de lasten en de recentste goedgekeurde balans (art. 3.94 § 1, 5° en 6°)

• Het bedrag van het werkkapitaal en van het reservekapitaal (art. 3.94 § 1, 1°)

• De begrotingsramingen voor de gewone uitgaven en voor de te verwachten buitengewone kosten (art. 3.89 § 5, 16°)

Notulen en register: wat de wet vraagt

De syndicus stelt de notulen op van de beslissingen van de algemene vergadering, met de behaalde meerderheden en de namen van wie tegen stemde of zich onthield. Die notulen worden aan het einde van de vergadering voorgelezen en ondertekend door de voorzitter, de secretaris en de mede-eigenaars die dan nog aanwezig zijn (art. 3.87 § 10).

Binnen dertig dagen na de vergadering neemt de syndicus de beslissingen op in het register en bezorgt hij ze aan iedereen met stemrecht in de algemene vergadering. Heb je ze na die termijn niet ontvangen, laat het de syndicus dan schriftelijk weten (art. 3.87 § 12).

Het register zelf ligt op de zetel van de VME, en die zetel is in het gebouw (art. 3.86 § 1). Iedere belanghebbende kan het daar zonder kosten raadplegen (art. 3.93 § 4). Waar precies, staat op het uittreksel over de aanstelling van de syndicus dat aan de ingang van het gebouw hangt (art. 3.89 § 2).

Wat de syndicus moet doen

De wet somt de opdrachten van de syndicus op in art. 3.89 § 5. Daar staan onder meer: de beslissingen van de algemene vergadering uitvoeren, bewarende maatregelen treffen en daden van voorlopig beheer stellen, het vermogen van de VME beheren, de boekhouding voeren en elk jaar de begrotingsramingen voorbereiden. Een online dossier verandert niets aan die opdrachten. Het maakt wel de stukken zichtbaar die eruit voortkomen: de notulen, de afrekeningen, de documenten. Meer over die rol lees je in Wat is een syndicus?

Wat kan jij als eigenaar concreet doen?

Wat betekent dat nu voor jou als mede-eigenaar? Hier zijn zes dingen die je concreet kan doen, en wat de wet erover zegt.

1. Je documenten raadplegen wanneer het jou past Je hoeft niet te mailen of te bellen om een kopie te vragen. Je logt in en zoekt zelf op wat je nodig hebt. Bij Sebas kan je altijd zelf aan je documenten in MySebas, ook de notulen en de afrekeningen.

2. Een vraag stellen en snel een eerste reactie krijgen Niet alles staat in een document. Heb je een vraag over je gebouw, dan wil je weten dat iemand ze oppikt. Bij Sebas krijgt elke vraag een eerste reactie binnen 24 uur op werkdagen. Een medewerker volgt je vraag op; een chatbot is er niet.

3. Beslissingen van de algemene vergadering nalezen In de notulen staat welke beslissingen genomen zijn, met welke meerderheid, en wie tegen stemde of zich onthield (art. 3.87 § 10). Je moet ze binnen dertig dagen na de vergadering ontvangen (art. 3.87 § 12). In een online dossier lees je ze daarna terug wanneer jij dat wil.

4. Je afrekeningen nalezen Wil je weten hoe de kosten van je gebouw verdeeld worden? De criteria en de berekeningswijze van die verdeling staan in het reglement van mede-eigendom (art. 3.85 § 1, 2°). In MySebas vind je je afrekeningen zelf terug, zonder ze apart op te vragen.

5. De oproeping voor de algemene vergadering per e-mail krijgen De oproeping gebeurt per aangetekende zending, tenzij je individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk hebt ingestemd om ze via een ander communicatiemiddel te ontvangen, zoals e-mail (art. 3.87 § 3). Zonder die toestemming blijft het dus aangetekend. De oproeping vermeldt ook hoe je de documenten over de agendapunten kan raadplegen, en komt behalve in spoedeisende gevallen minstens vijftien dagen vóór de vergadering (art. 3.87 § 3).

6. Vanop afstand deelnemen aan de algemene vergadering Je neemt fysiek deel aan de vergadering, of vanop afstand als de oproeping daarin voorziet (art. 3.87 § 1). Staat dat niet in de oproeping, dan is deelname vanop afstand niet voorzien. Kan je er niet bij zijn, dan kan je je laten vertegenwoordigen door een lasthebber met een volmacht (art. 3.87 § 7). Ter voorbereiding leggen de video's op Begrijp je AV de begrippen en agendapunten van een algemene vergadering uit.

Waarom dat in de praktijk elke week verschil maakt

Die mogelijkheden klinken mooi op papier, maar wat merk je er concreet van op een gewone dinsdag? Drie situaties die je misschien herkent.

Waterlek in het gebouw Je hoort van een buurvrouw dat er water lekt in de gemeenschappelijke delen. Is het dringend, dan kan je bij Sebas altijd het noodnummer bellen. Voor andere vragen krijg je een eerste reactie binnen 24 uur op werkdagen. Bewarende maatregelen treffen hoort bij de wettelijke opdrachten van de syndicus (art. 3.89 § 5, 2°).

Je appartement verkopen Vóór de koper de verkoopovereenkomst of een aankoopbod ondertekent, moet hij via de notaris, de makelaar of jou als verkoper een reeks inlichtingen krijgen. Daartoe horen de notulen van de algemene vergaderingen van de vorige drie jaar, de periodieke afrekeningen van de lasten van de vorige twee jaar, de recentste goedgekeurde balans, het bedrag van het werkkapitaal en het reservekapitaal, en eventuele achterstallen. De syndicus bezorgt die op eenvoudig verzoek binnen vijftien dagen (art. 3.94 § 1). De notulen en afrekeningen kan je bij Sebas zelf al in MySebas bekijken. Andere inlichtingen, zoals eventuele achterstallen en de stand van de oproepen tot kapitaalinbreng, bezorgt de syndicus. Voor de akte zelf vraagt de notaris de syndicus per aangetekende zending nog bijkomende inlichtingen (art. 3.94 § 2).

Na de algemene vergadering Je had gevraagd om een punt over de parkeerplaatsen op de agenda te zetten. Dat kan je altijd vragen. Komt je verzoek te laat voor de eerstvolgende vergadering, dan komt het op de agenda van de vergadering daarna (art. 3.87 § 4). Of je punt behandeld is en wat er beslist werd, lees je in de notulen, met de behaalde meerderheden (art. 3.87 § 10). In MySebas lees je ze zelf na, zonder er eerst naar te moeten vragen.

Wat die situaties gemeen hebben, is niet technisch maar praktisch: je hoeft minder af te wachten wat iemand je vertelt, omdat je het zelf kan nalezen. Dat kleine verschil, minder afhankelijkheid en meer overzicht, merk je elke keer dat je iets nodig hebt.

Wat mag je van een digitale syndicus verwachten?

Die voorbeelden tonen het al: de winst zit niet in de technologie zelf, maar in wat je ermee kan doen. En een deel daarvan is geen extra service, maar gewoon de wet.

Wat de wet zegt, digitaal of niet

• Inzage in alle niet-private documenten en gegevens over de mede-eigendom, op de manier die het reglement van interne orde of de algemene vergadering bepaalt (art. 3.89 § 5, 9°)

• De notulen binnen dertig dagen na de algemene vergadering, en een register met de beslissingen dat je zonder kosten kan raadplegen (art. 3.87 § 12 en art. 3.93 § 4)

• Een oproeping per aangetekende zending, tenzij je individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk hebt ingestemd met een ander communicatiemiddel (art. 3.87 § 3)

• Deelname vanop afstand alleen als de oproeping daarin voorziet (art. 3.87 § 1)

Drie vragen voor je syndicus

Wil je weten hoe het in jouw VME geregeld is? Stel deze vragen:

1. Hoe kan ik de documenten van onze VME inzien, en waar is dat vastgelegd?

2. Kan ik de oproeping voor de algemene vergadering per e-mail krijgen, en hoe geef ik daarvoor mijn schriftelijke toestemming?

3. Voorziet de oproeping in deelname vanop afstand?

Het antwoord op de eerste vraag volgt uit het reglement van interne orde of uit een beslissing van de algemene vergadering (art. 3.89 § 5, 9°). Wil je de manier van inzage laten vastleggen, dan kan je dat als punt op de agenda laten zetten (art. 3.87 § 4).

Een online dossier vervangt geen mens

Een platform is pas nuttig als je er vindt wat je zoekt. Maar het vervangt het gesprek niet. Bij een lek, een vraag over je afrekening of een agendapunt wil je weten dat er iemand is die het opvolgt. Bij Sebas heeft elke VME één vast team, en de erkende syndicus heeft meer dan 10 jaar ervaring. Hoe je zelf nagaat of een syndicus erkend is, lees je in Hoe controleer je of je syndicus BIV-erkend is?

Hoe Sebas het online dossier invult voor mede-eigenaars

Zo ziet dat er bij Sebas in de praktijk uit.

• Je documenten altijd zelf bij de hand. In MySebas kan je altijd zelf aan je documenten, ook de notulen en de afrekeningen. Je hoeft geen kopie op te vragen.

• Eerste reactie binnen 24 uur op werkdagen. Elke vraag krijgt binnen die termijn een eerste reactie. Voor dringende zaken is er een noodnummer dat je altijd kan bellen.

• Eén vast team per VME. Sebas beheert meer dan 350 VME's in heel Vlaanderen, en elk daarvan heeft één vast team.

• Een erkende syndicus. De erkende syndicus van Sebas heeft meer dan 10 jaar ervaring.

• Een mens beslist. AI ondersteunt de administratie, zoals facturen, documenten en samenvattingen, maar een medewerker beslist elke stap. Een antwoord op je vraag kan AI als ontwerp voorstellen; een medewerker kijkt het na en verstuurt het. Een chatbot of automatische AI-antwoorden zijn er niet.

Wat neem je mee uit dit stuk?

Kort samengevat: een online dossier betekent dat je de documenten van je VME zelf raadpleegt, wanneer het jou past. Het recht op inzage, de notulen binnen dertig dagen en de regels voor oproeping en deelname vanop afstand staan al in de wet. Een platform maakt ze vooral makkelijker te gebruiken.

Wat je nu kan doen:

• Stel je syndicus de drie vragen uit dit artikel. Hoe kan ik de documenten inzien? Kan ik de oproeping per e-mail krijgen? Voorziet de oproeping in deelname vanop afstand?

• Ken je rechten. Inzage geldt voor alle niet-private documenten en gegevens over de mede-eigendom (art. 3.89 § 5, 9°). De notulen moet je binnen dertig dagen na de vergadering krijgen (art. 3.87 § 12). Een overzicht van de regels vind je in Wet op de mede-eigendom.

• Begrijp wat een syndicus doet. Dat helpt je inschatten welke taken bij de syndicus liggen en welke bij de algemene vergadering. Lees Wat is een syndicus?

Wil je weten wat Sebas voor jouw VME kan betekenen? Bereken je prijs via onze offertepagina of mail naar welkom@mysebas.be.

Conclusie

Een online dossier is een plek waar de documenten van je VME blijven staan en waar jij ze zelf opzoekt, wanneer het jou past.

De drie dingen om mee te nemen:

• Inzage in de niet-private documenten van je VME is een wettelijk recht. Een online dossier maakt het makkelijk om dat recht te gebruiken (art. 3.89 § 5, 9°).

• Een oproeping per e-mail vraagt jouw individuele, uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming, en deelname vanop afstand kan alleen als de oproeping erin voorziet (art. 3.87 § 1 en § 3).

• Een platform vervangt geen mens. Bij Sebas krijgt elke vraag een eerste reactie binnen 24 uur op werkdagen, en heeft elke VME één vast team.

Wil je weten hoe Sebas dat voor jouw gebouw aanpakt, mail dan naar welkom@mysebas.be of bereken je prijs via mysebas.be/nl/offerte.

Bronnen: Burgerlijk Wetboek, Boek 3 "Goederen", art. 3.84, 3.85, 3.86, 3.87, 3.89, 3.93 en 3.94 (wet van 4 februari 2020, Justel); vlaanderen.be: beheer en onderhoud van appartementsgebouwen.