Hoe controleer je of je syndicus BIV-erkend is (en waarom het telt)

Stel je voor: je betaalt je bijdragen aan de VME, je gaat ervan uit dat alles juridisch in orde is, en dan blijkt je syndicus niet (meer) ingeschreven te zijn bij het BIV. Dat hoef je niet af te wachten. Je kan het zelf nakijken, en alles wat je daarvoor nodig hebt, is openbaar.

Een BIV-erkende syndicus is een syndicus die ingeschreven is bij het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars. Wie als zelfstandige het beroep van syndicus uitoefent, moet die inschrijving wettelijk hebben. Er bestaan wel uitzonderingen, bijvoorbeeld voor een mede-eigenaar die zijn eigen gebouw beheert.

In dit artikel lees je wat BIV-erkenning precies inhoudt, wie zonder mag werken, hoe je nakijkt of jouw syndicus in orde is en wat je kan doen als dat niet zo blijkt te zijn.

Waarom BIV-erkenning telt

Wie als zelfstandige syndicus werkt zonder op het tableau of de lijst van stagiairs van het BIV te staan en niet onder een uitzondering valt, of wie werkt terwijl hij geschorst is, overtreedt de wet. Daar staat een gevangenisstraf van acht dagen tot drie maanden en een geldboete van 500 tot 5.000 euro op, of een van die straffen, of een administratieve geldboete van 500 tot 5.000 euro (art. 22 wet van 11 februari 2013).

Een ingeschreven syndicus geeft je bovendien een aantal concrete garanties:

• hij is automatisch verzekerd via de collectieve polis van het BIV, die ook activiteiten als syndicus dekt;

• hij volgt de Plichtenleer van het BIV, met onder meer een jaarlijkse vormingsplicht;

• hij valt onder de tucht van het BIV, dat kan waarschuwen, berispen, schorsen of schrappen (art. 14 wet van 11 februari 2013).

Daarom is de erkenning nakijken geen formaliteit. Het is de eerste controle die je als mede-eigenaar zelf kan doen.

Wat BIV-erkenning precies inhoudt voor een syndicus

Maar wat betekent die erkenning nu concreet?

Het BIV, het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars, houdt het tableau van de vastgoedmakelaars bij en oefent via zijn kamers de tucht uit over wie erop staat. Wil je eerst weten wat een syndicus doet en welke taken bij zijn mandaat horen? Lees dan wat een syndicus is.

De verplichting staat in de wet van 11 februari 2013 houdende organisatie van het beroep van vastgoedmakelaar. Wat iedereen "BIV-erkenning" noemt, is officieel een inschrijving op het tableau van de beoefenaars of op de lijst van stagiairs, in de kolom van de vastgoedmakelaars-syndici (art. 3). Niemand mag als zelfstandige, in hoofd- of bijberoep, het beroep van vastgoedmakelaar-syndicus uitoefenen of die titel dragen zonder die inschrijving (art. 5 § 1).

Daarnaast moet de syndicus in de KBO, de Kruispuntbank van Ondernemingen, ingeschreven zijn als syndicus van jouw VME. Sinds 1 april 2017 worden de gegevens over het mandaat van de syndicus opgenomen bij de gegevens van de VME. De VME of haar syndicus vraagt die inschrijving aan bij een ondernemingsloket (koninklijk besluit van 15 maart 2017, ter uitvoering van wat vandaag art. 3.89 § 3 BW is). Dat geldt voor elke syndicus, professioneel of niet.

De erkenning heeft ook een financieel gevolg. Alle BIV-leden zijn sinds 1 januari 2016 automatisch verzekerd via de collectieve polis die het BIV bij AXA heeft afgesloten. Die polis dekt onder meer de burgerrechtelijke beroepsaansprakelijkheid, ook voor activiteiten als syndicus.

Los daarvan moet elke syndicus een aansprakelijkheidsverzekering hebben die de uitoefening van zijn taak dekt, en het bewijs daarvan leveren. Oefent hij het mandaat onbezoldigd uit, dan gaat die verzekering op kosten van de VME (art. 3.89 § 5, 8° BW). De BIV-polis geldt voor BIV-leden. Een mede-eigenaar die syndicus is, moet dus zelf voor die verzekering zorgen.

De uitzonderingen op de erkenningsplicht: wie mag zonder BIV optreden

De erkenningsplicht geldt niet voor iedereen. Voor een VME zijn drie uitzonderingen van belang.

De mede-eigenaar die syndicus is

Wie alleen het patrimonium beheert waarvan hij mede-eigenaar is, valt niet onder het verbod (art. 5 § 3 wet van 11 februari 2013). Een mede-eigenaar mag dus zonder BIV-inschrijving syndicus zijn van het gebouw waarin hij een kavel bezit. De wet vraagt niet dat hij er zelf woont. Ook het BIV noemt de mede-eigenaar die zijn eigen mede-eigendom beheert uitdrukkelijk als uitzondering.

Die mede-eigenaar heeft wel dezelfde wettelijke opdrachten als elke andere syndicus (art. 3.89 § 5 BW). Hij moet een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten, op kosten van de VME als hij het mandaat onbezoldigd uitoefent (art. 3.89 § 5, 8° BW), en zijn mandaat moet in de KBO ingeschreven worden (koninklijk besluit van 15 maart 2017).

Andere vrije beroepen

De wet laat de Koning toe om beoefenaars van vrije beroepen vrij te stellen (art. 5 § 3). Dat gebeurde in het koninklijk besluit van 30 augustus 2013 betreffende de toegang tot het beroep van vastgoedmakelaar (art. 7). De vrijstelling geldt alleen onder drie voorwaarden:

• het gaat om de beoefenaar van een ander vrij beroep;

• hij oefent de activiteiten uit op grond van wettelijke of reglementaire bepalingen of vaste beroepsgebruiken die al bestonden vóór dat besluit;

• hij is onderworpen aan de tucht van een erkende beroepsinstantie.

De Orde of het Instituut van dat beroep moet dan in zijn eigen plichtenleer een apart deel opnemen over de activiteiten van vastgoedmakelaar (art. 5 § 3 wet van 11 februari 2013). Het BIV noemt in dit verband de erkende boekhouder, de notaris, de advocaat, de architect en de landmeter-expert.

Bedienden van een erkende syndicus

Wie het beroep uitoefent met een arbeidsovereenkomst, hoeft niet zelf ingeschreven te zijn, maar mag de beroepstitel ook niet voeren (art. 8 wet van 11 februari 2013). Je dossierbeheerder hoeft dus niet persoonlijk op het tableau te staan als hij als bediende werkt. De syndicus voor wie hij werkt, moet wel in orde zijn.

Wat betekent dit bij de aanstelling van een syndicus?

Ga eerst na in welke hoedanigheid je syndicus optreedt, want dat bepaalt wat je controleert:

• een professionele syndicus zoek je op in de databank van het BIV;

• bij iemand met een ander vrij beroep vraag je bij welke beroepsorde hij is aangesloten;

• bij een mede-eigenaar die syndicus is, kijk je na of hij mede-eigenaar is.

In alle gevallen moet de syndicus in de KBO ingeschreven zijn als syndicus van jouw VME. Hoe je dat stap voor stap doet, lees je in het volgende deel.

Vergelijk je meerdere syndici? In ons overzicht van wat een syndicus echt kost lees je hoe tarieven in elkaar zitten en wat je mag verwachten.

Stap voor stap: zo controleer je de BIV-erkenning van je syndicus

Dan de concrete vraag: hoe check je dat? Vier stappen, geen vakjargon.

Stap 1. Zoek je syndicus op in de BIV-databank. Ga naar Vastgoedmakelaar zoeken op biv.be, volgens het BIV de enige officiële databank van vastgoedmakelaars. Typ de naam van je syndicus in het veld "Trefwoord" en filter op "Syndicus" of "Bemiddelaar én syndicus". Het BIV publiceert van elke ingeschreven persoon de naam, de contactgegevens en het inschrijvingsnummer (art. 3 wet van 11 februari 2013). Vind je je syndicus niet terug en valt hij niet onder een van de uitzonderingen hierboven, dan raadt het BIV aan om dat te melden.

Stap 2. Zoek het BIV-erkenningsnummer. Volgens de Plichtenleer van het BIV vermeldt een vastgoedmakelaar zijn BIV-erkenningsnummer op zijn documenten, op papier en elektronisch, en op zijn website. Vind je het niet op je contract, je facturen of de website van je syndicus, vraag er dan naar.

Stap 3. Controleer de KBO. Zoek je VME op in KBO Public Search met het ondernemingsnummer van de VME. Dat nummer staat op alle documenten van de VME (art. 3.86 § 1 BW). Onder "Functies" zie je wie als syndicus ingeschreven is en sinds wanneer. Staat daar iemand anders, of niemand, vraag dan om de inschrijving in orde te brengen. De VME of de syndicus doet dat via een ondernemingsloket (koninklijk besluit van 15 maart 2017).

Stap 4. Vraag het bewijs van verzekering. Elke syndicus moet het bewijs van zijn aansprakelijkheidsverzekering leveren (art. 3.89 § 5, 8° BW). Een vastgoedmakelaar vermeldt op zijn documenten bovendien de naam van zijn verzekeraar en het nummer van zijn polis (Plichtenleer BIV).

Wat doe je als je syndicus geschorst of geschrapt blijkt te zijn

Stel dat je de check hebt gedaan en je syndicus blijkt geschorst of geschrapt. Wat dan?

Eerst het verschil, want dat bepaalt hoe lang het probleem duurt.

Een schorsing is een verbod om het beroep in België uit te oefenen en de beroepstitel te voeren, voor een bepaalde termijn van hoogstens twee jaar (art. 14 § 2 wet van 11 februari 2013). Wie het beroep toch uitoefent terwijl hij geschorst is, is strafbaar (art. 22).

Een schrapping is een verbod om het beroep in België uit te oefenen en de beroepstitel te voeren, en geldt voor alle activiteiten van vastgoedmakelaar: bemiddelaar, syndicus en rentmeester. De wet koppelt er geen termijn aan, zoals bij een schorsing (art. 14 § 2). Wie geschorst of geschrapt is, mag het beroep tijdens de duur van de tuchtstraf ook niet als werknemer uitoefenen (art. 8).

Wordt een syndicus langer dan een maand zonder uitstel geschorst, of geschrapt, dan moet hij in de regel de voorzitter van de laatste algemene vergadering van elke VME die hij beheert binnen vijftien dagen met een aangetekende zending op de hoogte brengen (art. 21 § 1 wet van 11 februari 2013). Krijg je als voorzitter zo'n brief, dan weet je dat de VME moet handelen.

Hier is wat je concreet doet:

1. Zorg voor een algemene vergadering die over de syndicus beslist. De algemene vergadering kan de syndicus altijd ontslaan. Een syndicus die door de rechter benoemd is, kan wel alleen door de rechter ontslagen worden (art. 3.89 § 7 BW). Mede-eigenaars die samen minstens een vijfde van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten, kunnen de syndicus met een aangetekende zending vragen een AV bijeen te roepen. Verstuurt hij de bijeenroeping niet binnen dertig dagen, dan mag een van de ondertekenaars dat zelf doen. Is er geen syndicus, dan kan de raad van mede-eigendom de AV bijeenroepen om een syndicus aan te wijzen. Is er geen raad, dan kan de voorzitter van de laatste AV dat doen, en anders mede-eigenaars met minstens een vijfde van de aandelen (art. 3.87 § 2 BW). Meer over zo'n vergadering lees je in ons artikel over de buitengewone algemene vergadering.

2. Of stap naar de rechter. Bij verhindering of in gebreke blijven van de syndicus kan elke mede-eigenaar de rechter vragen om een voorlopige syndicus aan te wijzen, voor de duur die de rechter bepaalt (art. 3.89 § 8 BW).

3. Zorg dat het dossier wordt overgedragen. Eindigt het mandaat, dan moet de syndicus binnen dertig dagen het volledige dossier van het beheer overhandigen aan zijn opvolger, of als er nog geen is, aan de voorzitter van de laatste AV. Dat omvat ook de boekhouding, de activa die hij beheerde en elk schadegeval (art. 3.89 § 5, 7° BW).

4. Laat je juridisch adviseren als er in de periode zonder geldige inschrijving beslissingen zijn uitgevoerd of uitgaven zijn gedaan. Een advocaat kan nagaan wat dat voor jouw VME betekent.

Wil je meteen overstappen naar een andere syndicus? In hoe verander je van syndicus lees je hoe dat stap voor stap gaat. Waarvoor een syndicus aansprakelijk is, lees je in ons artikel over de aansprakelijkheid van de syndicus.

De juridische gevolgen van een niet-erkende of geschorste syndicus voor je VME

Waarom maakt het zo'n verschil? Omdat de syndicus de VME vertegenwoordigt, zowel in rechte als voor het beheer van de gemeenschappelijke zaken (art. 3.89 § 5, 4° BW). Hij voert de beslissingen van de algemene vergadering uit, beheert het vermogen van de VME en voert de boekhouding (art. 3.89 § 5, 1°, 3° en 15° BW).

De VME zelf blijft een rechtspersoon. Die rechtspersoonlijkheid hangt af van de voorwaarden in art. 3.86 § 1 BW, niet van de erkenning van de syndicus. Maar een geschorste of geschrapte syndicus mag het beroep niet uitoefenen (art. 8 en 14 § 2 wet van 11 februari 2013). Daarom voorziet de wet de wegen hierboven: een algemene vergadering die een andere syndicus aanstelt, of de rechter die een voorlopige syndicus aanwijst.

Kijk ook na welke aansprakelijkheidsverzekering de periode dekt waarin er iets misliep, en laat je adviseren als er schade is.

Wil je weten wat een syndicus in normale omstandigheden allemaal doet? Dat leggen we uit in wat is een syndicus.

Dit alles maakt duidelijk dat een BIV-controle meer is dan een eenmalige check bij de aanstelling. Mede-eigenaars kunnen zelf punten op de agenda van de algemene vergadering laten zetten (art. 3.87 § 4 BW). Zet de controle dus gerust elk jaar op de agenda van de gewone AV.

Rode vlaggen: signalen dat er iets niet klopt met je syndicus

Juridische gevolgen zijn één ding. Soms merk je al eerder dat er iets schort, gewoon in de dagelijkse werking. Deze signalen vragen om actie.

• AV-beslissingen worden niet of laat uitgevoerd. De syndicus moet de beslissingen van de algemene vergadering uitvoeren en laten uitvoeren (art. 3.89 § 5, 1° BW).

• Rekeningen en begrotingen blijven uit. De syndicus voert de boekhouding van de VME op een duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde wijze en legt jaarlijks begrotingsramingen ter stemming voor (art. 3.89 § 5, 15° en 16° BW). Volgens de Plichtenleer van het BIV houdt een vastgoedmakelaar-syndicus alle bewijsstukken van de afrekeningen en een gedetailleerde vermogenstaat ter beschikking op zijn kantoor.

• Werken worden uitgevoerd zonder beslissing van de AV. Over werken aan de gemeenschappelijke delen beslist de algemene vergadering (art. 3.88 § 1 BW). De syndicus mag zelf wel bewarende maatregelen nemen en daden van voorlopig beheer stellen (art. 3.89 § 5, 2° BW). Vanaf het bedrag dat de AV vastlegt, moet hij meerdere kostenramingen voorleggen, op basis van een vooraf opgemaakt bestek (art. 3.88 § 1, 1°, c) en art. 3.89 § 5, 11° BW).

• Je krijgt geen inzage. De syndicus moet mede-eigenaars inzage geven in alle niet-private documenten en gegevens over de mede-eigendom (art. 3.89 § 5, 9° BW).

• Het BIV-erkenningsnummer staat nergens. Een vastgoedmakelaar moet dat nummer vermelden op zijn documenten en op zijn website (Plichtenleer BIV). Ontbreekt het bij een professionele syndicus, vraag er dan naar. Een mede-eigenaar die syndicus is, of iemand met een vrijgesteld vrij beroep, heeft zo'n nummer niet.

Herken je twee of meer van deze signalen? Dan is een BIV-controle de logische volgende stap.

Wat je mag verwachten van een erkende syndicus in de praktijk

Nu je weet welke rode vlaggen je moet herkennen, is de volgende vraag logischer: wat mag je eigenlijk wél verwachten?

Een BIV-erkende syndicus is onderworpen aan opleidingsverplichtingen en bijzondere controles (art. 3 wet van 11 februari 2013) en aan de Plichtenleer van het BIV. Dat betekent onder meer:

• minstens tien uur permanente vorming per kalenderjaar voor wie in de kolom syndicus staat;

• afzonderlijke rekeningen voor elke VME die hij beheert (Plichtenleer BIV). Het Burgerlijk Wetboek vraagt bovendien dat alle rekeningen op naam van de VME staan, met minstens een afzonderlijke rekening voor het werkkapitaal en een voor het reservekapitaal (art. 3.86 § 3 BW);

• een verzekering voor zijn burgerrechtelijke beroepsaansprakelijkheid, via de collectieve polis van het BIV.

Transparantie is een wettelijke plicht. Krijg je geen inzage in de niet-private documenten van de VME, breng dat dan ter sprake op de algemene vergadering. Je kan ook een klacht indienen bij het BIV. Weet wel dat het BIV alleen over deontologische inbreuken oordeelt: het kent geen schadevergoeding toe.

Hoe dat er bij Sebas uitziet? Mede-eigenaars kunnen altijd zelf aan hun documenten in MySebas, ook de notulen en de afrekeningen. Elke VME heeft één vast team, en je krijgt een eerste reactie binnen 24 uur op werkdagen.

Bij de aanstelling van een nieuwe syndicus kijk je dus best verder dan de BIV-erkenning alleen. Hoe verloopt de communicatie? Wie is je vaste aanspreekpunt? Kan je zelf aan het dossier? Die vragen vertellen je meer dan het erkenningsnummer alleen.

Conclusie: drie actiepunten voor elke mede-eigenaar

Weten wat je mag verwachten is stap één. Er ook naar handelen is stap twee.

Drie concrete actiepunten om mee te starten:

1. Controleer vandaag. Zoek je syndicus op in de databank van het BIV en kijk in KBO Public Search of hij als syndicus van jouw VME ingeschreven is.

2. Maak er een jaarlijks agendapunt van. Een schorsing of schrapping kan op elk moment uitgesproken worden. Wie de controle inbouwt in de jaarlijkse AV, merkt sneller dat er iets veranderd is.

3. Koppel de controle aan actie bij rode vlaggen. Ontbrekende rekeningen, niet-uitgevoerde AV-beslissingen of geweigerde inzage breng je eerst ter sprake op de algemene vergadering. Blijft het probleem, dan kan je een klacht indienen bij het BIV of op zoek gaan naar een andere syndicus. De algemene vergadering kan de syndicus altijd ontslaan (art. 3.89 § 7 BW).

Kies bewust en verifieer grondig: een professionele syndicus moet zijn BIV-inschrijving gewoon kunnen aantonen. Twijfel je over je eigen gebouw, mail dan naar welkom@mysebas.be of vraag een offerte aan.

Bronnen: Burgerlijk Wetboek, Boek 3 "Goederen", art. 3.86, 3.87, 3.88 en 3.89 (wet van 4 februari 2020, Justel); wet van 11 februari 2013 houdende organisatie van het beroep van vastgoedmakelaar, art. 3, 5, 8, 14, 21 en 22 (Justel); koninklijk besluit van 30 augustus 2013 betreffende de toegang tot het beroep van vastgoedmakelaar, art. 7 (Justel); koninklijk besluit van 15 maart 2017 betreffende de nadere regels voor de inschrijving van de syndicus in de Kruispuntbank van Ondernemingen (etaamb); Plichtenleer van het BIV (KB van 20 juli 2026, in werking sinds 1 oktober 2026); BIV: uitleg over de BIV-verzekering.