Van syndicus veranderen: stap voor stap, zonder kopzorgen

Wil jouw VME verder met een andere syndicus, dan beslist de algemene vergadering (AV) daarover. Ze kan de syndicus altijd ontslaan, met een volstrekte meerderheid van de stemmen (art. 3.89, § 7 en art. 3.87, § 8 BW). Je hoeft dus niet te wachten tot het contract afloopt.

Wat je wel nodig hebt, is een duidelijk stappenplan: een agendapunt, een geldig samengeroepen vergadering, een stemming, een volledige overdracht van het dossier en een paar administratieve stappen. In dit artikel lees je per stap wat de wet vraagt, met het artikel uit Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek erbij. Zo weet je wat je moet doen, of je nu al jaren mede-eigenaar bent of net je eerste appartement hebt gekocht.

Wanneer komt een wissel op tafel?

Twee situaties waarin het zinvol is om de keuze voor je syndicus opnieuw te bekijken:

Het mandaat loopt af. Het mandaat van een syndicus duurt maximaal drie jaar. Wil de VME daarna met dezelfde syndicus verder, dan is daarvoor een uitdrukkelijke beslissing van de AV nodig (art. 3.89, § 1). Het einde van het mandaat is dus een natuurlijk moment om de keuze te herbekijken. Beslist de AV om het mandaat niet te hernieuwen, dan geeft dat op zich geen aanleiding tot een vergoeding (art. 3.89, § 1).

Je hebt vragen over de wettelijke taken. De wet somt op wat elke syndicus moet doen (art. 3.89, § 5). Onder meer:

• de beslissingen van de AV uitvoeren en laten uitvoeren;

• een duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde boekhouding voeren;

• de mede-eigenaars inzage geven in alle niet-private documenten over de mede-eigendom;

• elk jaar een begrotingsraming voor de lopende uitgaven en een voor de te verwachten buitengewone kosten ter stemming voorleggen;

• aan de gewone AV een evaluatierapport voorleggen over de contracten voor geregelde leveringen.

Heb je bij een van die punten vragen, bespreek ze dan eerst: op de AV of met de raad van mede-eigendom. Die raad is verplicht vanaf 20 kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend. Hij heeft als opdracht erop toe te zien dat de syndicus zijn taken naar behoren uitvoert (art. 3.90, § 1). Daarvoor kan hij, na de syndicus op de hoogte te brengen, alle stukken over het beheer inkijken en kopiëren (art. 3.90, § 4).

Blijven de vragen, dan heeft de AV het laatste woord. De volgende stappen leggen uit hoe dat gaat.

Drie misverstanden over van syndicus veranderen

"We moeten wachten tot het contract afloopt." Nee. De AV kan de syndicus steeds ontslaan (art. 3.89, § 7). Een syndicus die door de rechter is benoemd, kan wel alleen de rechter ontslaan. Of een ontslag tijdens het mandaat financiële gevolgen heeft, hangt af van wat het contract en het reglement van interne orde over opzegging bepalen. Het reglement van interne orde moet die regels bevatten (art. 3.85, § 3, 2°). Lees ze dus na vóór de AV.

"Onze statuten vragen een zwaardere meerderheid." Dat kan niet. Voor het ontslag en de benoeming van een syndicus volstaat een volstrekte meerderheid van de stemmen (art. 3.87, § 8). De regels over de mede-eigendom zijn dwingend recht: een afwijkende bepaling in de statuten of het reglement van interne orde wordt van rechtswege vervangen door de wet (art. 3.100).

"Je hebt een meerderheid nodig om het punt te agenderen." Nee. Elke mede-eigenaar, en de raad van mede-eigendom als die er is, kan de syndicus punten bezorgen voor de agenda van een AV (art. 3.87, § 4). Een meerderheid heb je pas nodig bij de stemming.

Stap 1: Bereid de algemene vergadering voor

Zet het punt op de agenda. Bezorg je voorstel schriftelijk aan de syndicus. Ontvangt hij het minstens drie weken vóór de eerste dag van de periode waarin de gewone AV plaatsvindt, dan zet hij het op de agenda van die vergadering (art. 3.87, § 3). Die jaarlijkse periode van vijftien dagen staat in het reglement van interne orde (art. 3.85, § 3, 3°). Komt je voorstel te laat, dan komt het op de agenda van de volgende AV (art. 3.87, § 4). Bewaar een bewijs van wanneer je het verstuurde.

Kan het niet wachten tot de gewone AV? Dan kunnen mede-eigenaars die samen minstens een vijfde van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten, een extra AV vragen. Dat verzoek stuur je met een aangetekende zending naar de syndicus. Hij verstuurt de uitnodiging binnen dertig dagen na ontvangst. Doet hij dat niet, dan mag een van de mede-eigenaars die het verzoek mee ondertekende, de AV zelf bijeenroepen (art. 3.87, § 2). Verzuimt de syndicus of weigert hij onrechtmatig om een AV bijeen te roepen, dan kan iedere mede-eigenaar de rechter vragen om de bijeenroeping te bevelen (art. 3.92, § 4). Meer hierover lees je in ons artikel over de buitengewone algemene vergadering.

Ken de regels voor de uitnodiging. De uitnodiging vermeldt de plaats, de dag en het uur, de agenda en hoe je de documenten over de agendapunten kan inkijken. Ze gaat aangetekend, tenzij een mede-eigenaar individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk heeft ingestemd met een ander communicatiemiddel. Behalve in spoedeisende gevallen wordt ze minstens vijftien dagen vóór de vergadering ter kennis gebracht (art. 3.87, § 3).

Agendeer meteen ook de opvolger. Zet naast het ontslag ook de benoeming van een nieuwe syndicus op de agenda. Vraag vooraf een ontwerpcontract op bij je kandidaat. Dat contract moet schriftelijk zijn en de lijst van forfaitaire en aanvullende prestaties met hun vergoeding bevatten (art. 3.89, § 1). Zo kan de AV beide punten op dezelfde vergadering beslissen.

Bouw draagvlak vóór de vergadering. Een informeel gesprek met enkele mede-eigenaars helpt om vragen en bezwaren op voorhand te bespreken. Zo ga je de AV niet in zonder steun.

Wil je weten hoe de AV, de raad van mede-eigendom en de syndicus samenhangen? Lees dan ons overzicht van de wet op de mede-eigendom.

Stap 2: De stemming op de algemene vergadering

Eerst het quorum. De AV beslist alleen geldig als bij het begin meer dan de helft van de mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd is én zij samen minstens de helft van de aandelen bezitten. Vertegenwoordigen de aanwezigen meer dan drie vierde van de aandelen, dan volstaat dat ook. Lukt geen van beide, dan komt er na minstens vijftien dagen een tweede AV, die beslist ongeacht hoeveel mede-eigenaars aanwezig zijn (art. 3.87, § 5). Een mede-eigenaar zit de vergadering voor, niet de syndicus (art. 3.87, § 5).

Welke meerderheid? Een volstrekte meerderheid van de stemmen van de mede-eigenaars die bij de stemming aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen tellen niet als uitgebrachte stemmen (art. 3.87, § 8).

Hoe worden stemmen geteld? Per aandeel, niet per hoofd. Elke mede-eigenaar heeft zoveel stemmen als zijn aandeel in de gemeenschappelijke delen (art. 3.87, § 6). Die aandelen staan in de basisakte en hangen af van de waarde van elke kavel, bepaald op basis van de netto-vloeroppervlakte, de bestemming en de ligging (art. 3.85, § 1).

De syndicus stemt niet mee over zijn eigen opdracht. Ook als hij zelf mede-eigenaar is, mag hij niet persoonlijk of bij volmacht deelnemen aan de beraadslaging en de stemming over zijn opdracht (art. 3.87, § 9). Hij mag ook geen volmacht van een mede-eigenaar aannemen (art. 3.87, § 7).

Volmachten. Kan een mede-eigenaar niet komen, dan kan hij zich laten vertegenwoordigen door een lasthebber, die zelf geen mede-eigenaar hoeft te zijn. De volmacht vermeldt de naam van de lasthebber en geldt voor één AV, tenzij het om een notariële volmacht gaat. Behalve als anders bepaald, geldt ze ook voor de tweede AV als het quorum de eerste keer niet gehaald werd. Niemand mag meer dan drie volmachten aanvaarden, tenzij zijn eigen stemmen en die van zijn volmachtgevers samen niet meer dan 10 % van alle stemmen uitmaken (art. 3.87, § 7).

Haal je de meerderheid niet? Dan is er geen ontslag. Je kan het punt opnieuw agenderen voor een volgende AV.

Leg de data vast. Leg in de beslissing vast vanaf welke datum het ontslag ingaat en wanneer de nieuwe syndicus start. De termijn voor de overdracht rekent vanaf het einde van het mandaat, die voor de aanplakking vanaf de start van de nieuwe syndicus (art. 3.89, § 5, 7° en § 2). De syndicus maakt de notulen op, met de behaalde meerderheden en de namen van wie tegen stemde of zich onthield (art. 3.87, § 10). Aan het einde van de zitting ondertekenen de voorzitter, de secretaris en alle mede-eigenaars die dan nog aanwezig zijn de notulen.

Stap 3: De vertrekkende syndicus op de hoogte brengen

Bezorg hem de beslissing schriftelijk. Vermeld de datum van de AV, de datum waarop het ontslag ingaat en de naam van de opvolger. Een aangetekende zending geeft je een bewijs van verzending.

Lees eerst het contract en het reglement van interne orde. Het reglement van interne orde moet regels bevatten over de eventuele opzegging van het contract van de syndicus en over de verplichtingen die uit het einde van zijn opdracht voortvloeien (art. 3.85, § 3, 2°). Kijk na of daar een vorm of een termijn in staat, en volg die.

Over vergoedingen. Het niet hernieuwen van een mandaat geeft op zich geen aanleiding tot een vergoeding (art. 3.89, § 1). Bij een ontslag tijdens het mandaat hangt het af van wat het contract en het reglement van interne orde bepalen. Twijfel je, laat het dan nakijken vóór de AV beslist.

Vanaf het einde van het mandaat loopt de termijn voor de overdracht. De vertrekkende syndicus moet binnen dertig dagen het volledige dossier overdragen (art. 3.89, § 5, 7°). Wat daar allemaal in zit, lees je in de volgende stap. Wil je eerst weten wat een syndicus precies beheert? Lees dan wat een syndicus doet.

Stap 4: De dossieroverdracht, wat moet worden overgedragen?

De wet is hier concreet. Binnen dertig dagen na het einde van zijn mandaat overhandigt de vertrekkende syndicus het volledige dossier van het beheer van het gebouw aan zijn opvolger. Is er geen opvolger, dan aan de voorzitter van de laatste AV (art. 3.89, § 5, 7°). Daar hoort volgens de wet in elk geval bij:

• de boekhouding;

• de activa die hij beheerde;

• elk schadegeval;

• een historiek van de rekening waarop de schadegevallen zijn vereffend;

• de stukken die aantonen waarvoor elke som is gebruikt die niet op de financiële rekeningen van de mede-eigendom terug te vinden is.

Gaat het om een overdracht tussen twee erkende vastgoedmakelaars-syndici, dan stellen de vertrekkende syndicus en zijn opvolger samen een gedetailleerde inventaris op van de overgedragen stukken. Dat staat in de Plichtenleer van het BIV, die sinds 1 oktober 2026 geldt.

Een praktische checklist om op te vragen:

Juridische en administratieve documenten

• Basisakte en reglement van mede-eigendom (samen de statuten)

• Reglement van interne orde

• Notulen van de algemene vergaderingen

• Lopende contracten met leveranciers en aannemers

Financiële stukken

• De boekhouding en de stand van het werkkapitaal en het reservekapitaal

• Openstaande schulden en lopende facturen

• De gegevens van de rekeningen op naam van de VME

• Lopende verzekeringspolissen en schadedossiers

Technische dossiers

• Keuringsverslagen en attesten van technische installaties

• Onderhoudscontracten en garantiebewijzen

• Het postinterventiedossier, als er een is (art. 3.89, § 5, 10°)

• Lopende werken en renovatiedossiers

Plan waar mogelijk een gezamenlijk overdrachtsgesprek met de vertrekkende en de nieuwe syndicus. Zo zie je minder snel iets over het hoofd.

Ontbreken er stukken? Vraag ze schriftelijk op, met een concrete lijst van wat ontbreekt. Blijft de overdracht uit, dan zijn er twee wegen:

• De vrederechter. Ongeacht het bedrag van de vordering is de vrederechter bevoegd voor geschillen over de gedwongen mede-eigendom van gebouwen (art. 591, 2°bis Gerechtelijk Wetboek). De VME kan in rechte optreden (art. 3.92, § 1) en daar de wettelijke overdrachtsplicht inroepen.

• Het BIV. Is de vertrekkende syndicus een erkend vastgoedmakelaar en vind je dat hij een deontologische overtreding beging, dan kan je schriftelijk klacht indienen bij het BIV. Het BIV kan een waarschuwing, berisping, schorsing of schrapping opleggen, maar geen schadevergoeding toekennen.

Stap 5: Administratieve updates na de wissel

Het uittreksel aan de ingang. Binnen acht dagen nadat zijn opdracht begint, zorgt de nieuwe syndicus ervoor dat een uittreksel van zijn benoeming aan de ingang van het gebouw hangt, blijvend en op elk moment zichtbaar. Daarop staan de datum van de benoeming, zijn naam, beroep en woonplaats (of bij een vennootschap: rechtsvorm, naam, zetel en ondernemingsnummer), hoe je hem snel kan bereiken en waar je het reglement van interne orde en het register met de AV-beslissingen kan inkijken (art. 3.89, § 2).

De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). De syndicus van een VME wordt ingeschreven in de KBO (art. 3.89, § 3). Bij een wissel komen de gegevens van de nieuwe syndicus erin en worden die van de vorige geschrapt. De VME, de syndicus of een gemandateerde vraagt dat aan bij een ondernemingsloket naar keuze.

Bankrekeningen. Het werkkapitaal en het reservekapitaal staan op rekeningen op naam van de VME (art. 3.86, § 3). De nieuwe syndicus vraagt bij de bank toegang tot die rekeningen, en de volmachten van de vorige syndicus worden ingetrokken. Doe dat zo snel mogelijk, zodat duidelijk is wie betalingen mag doen.

Leveranciers informeren. Stuur aannemers, de liftonderhoudsfirma, de verzekeraar en de energieleveranciers een kort bericht met de nieuwe contactgegevens. Twee zinnen volstaan, maar sla deze stap niet over.

Mede-eigenaars informeren. Bezorg iedereen de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de nieuwe syndicus, samen met de startdatum. Zo weet iedereen meteen waar ze terechtkunnen.

Hoe kies je de juiste nieuwe syndicus?

Een goede keuze begint vóór de AV. Vergelijk kandidaten op deze punten:

• Reactiesnelheid: vraag naar een concrete norm. Bij Sebas is dat een eerste reactie binnen 24 uur op werkdagen, en er is een noodnummer dat je altijd kan bellen.

• Kostentransparantie: het contract moet schriftelijk zijn en de forfaitaire en aanvullende prestaties met hun vergoeding opsommen. Een prestatie die er niet in staat, geeft geen recht op een vergoeding, tenzij de AV daarover beslist (art. 3.89, § 1). Meer daarover lees je in wat een syndicus echt kost.

• Toegang tot documenten: mede-eigenaars hebben recht op inzage in alle niet-private documenten, op de manier die het reglement van interne orde of de AV bepaalt (art. 3.89, § 5, 9°). Vraag hoe dat concreet gaat. Bij Sebas kunnen mede-eigenaars altijd zelf aan hun documenten in MySebas, ook de notulen en afrekeningen.

• Erkenning: kijk na of een beroepssyndicus erkend is bij het BIV. Zo controleer je dat.

• Ervaring met gelijkaardige gebouwen: een gebouw met lift, ondergrondse parking en technische installaties vraagt andere opvolging dan een kleine residentie. Vraag naar referenties.

Stel tijdens het kennismakingsgesprek deze vragen:

• Wie is mijn vaste contactpersoon?

• Hoe verloopt de opvolging van werken en klachten?

• Op welke manier rapporteren jullie aan de mede-eigenaars?

Let op het contract. Kijk na of het de taken, de vergoeding en de regels voor opzegging duidelijk omschrijft. Het mandaat zelf duurt maximaal drie jaar en wordt alleen hernieuwd met een uitdrukkelijke beslissing van de AV (art. 3.89, § 1).

Veelgestelde vragen over van syndicus veranderen

Kan één eigenaar alleen de wissel in gang zetten? Ja, om het punt op de agenda te krijgen. Elke mede-eigenaar kan de syndicus punten voor de agenda bezorgen (art. 3.87, § 4). Voor een extra AV buiten de gewone vergadering om zijn mede-eigenaars met samen minstens een vijfde van de aandelen nodig (art. 3.87, § 2). Voor de beslissing zelf is een volstrekte meerderheid nodig (art. 3.87, § 8).

Wat als de syndicus zijn contract wil laten gelden? De AV kan de syndicus altijd ontslaan, ook tijdens het mandaat (art. 3.89, § 7). Of dat financiële gevolgen heeft, hangt af van de opzeggingsregels in het contract en het reglement van interne orde (art. 3.85, § 3, 2°). Het niet hernieuwen van een mandaat geeft op zich geen aanleiding tot een vergoeding (art. 3.89, § 1).

Hoe lang duurt het hele proces? Dat hangt af van de kalender van je AV, maar de wet legt een paar termijnen vast:

• na een verzoek van mede-eigenaars met een vijfde van de aandelen verstuurt de syndicus de uitnodiging binnen 30 dagen (art. 3.87, § 2);

• de uitnodiging wordt minstens 15 dagen vóór de AV ter kennis gebracht, behalve in spoedeisende gevallen (art. 3.87, § 3);

• de vertrekkende syndicus draagt het dossier over binnen 30 dagen na het einde van zijn mandaat (art. 3.89, § 5, 7°);

• het uittreksel van de benoeming hangt binnen 8 dagen na de start van de nieuwe syndicus aan de ingang (art. 3.89, § 2).

Kan de AV de syndicus ontslaan zonder meteen een nieuwe te benoemen? Ja, dat kan (art. 3.89, § 7). Het dossier gaat dan naar de voorzitter van de laatste AV (art. 3.89, § 5, 7°). Om een nieuwe syndicus aan te wijzen, kan de raad van mede-eigendom de AV bijeenroepen. Is er geen raad, dan de voorzitter van de laatste AV, en anders mede-eigenaars met samen minstens een vijfde van de aandelen (art. 3.87, § 2). Eenvoudiger is het om het ontslag en de benoeming van de opvolger op dezelfde AV te agenderen.

Moet de nieuwe syndicus een professional zijn? Nee. De wet gaat ervan uit dat ook een mede-eigenaar syndicus kan zijn (art. 3.87, § 7) en dat het mandaat onbezoldigd kan zijn. Bij zo'n mandaat om niet wordt de verplichte aansprakelijkheidsverzekering van de syndicus afgesloten op kosten van de VME (art. 3.89, § 5, 8°). De wettelijke taken van art. 3.89, § 5 gelden voor elke syndicus. Meer over die taken lees je in wat een syndicus doet.

Conclusie

Van syndicus veranderen is een beslissing van de algemene vergadering, en de wet legt duidelijk vast hoe die verloopt:

• De AV kan de syndicus altijd ontslaan, met een volstrekte meerderheid. Een door de rechter benoemde syndicus kan alleen de rechter ontslaan.

• Elke mede-eigenaar kan het punt agenderen. Voor een extra AV heb je samen een vijfde van de aandelen nodig.

• De overdracht heeft een wettelijke termijn: het volledige dossier, met de boekhouding en de activa, binnen 30 dagen na het einde van het mandaat.

• De financiële gevolgen van een ontslag hangen af van het contract en het reglement van interne orde. Lees die vooraf na.

Wat je vandaag al kan doen: zet je vragen op papier, bespreek ze met enkele mede-eigenaars of met de raad van mede-eigendom, en kijk wanneer de volgende gewone AV plaatsvindt.

Overweegt jouw VME een andere syndicus, dan praten we graag vrijblijvend met je over wat jouw gebouw nodig heeft. Sebas beheert meer dan 350 VME's in Vlaanderen, en elke VME heeft één vast team. Mail naar welkom@mysebas.be of vraag een offerte aan.

Bronnen: Boek 3 Burgerlijk Wetboek, art. 3.85, 3.86, 3.87, 3.89, 3.90, 3.92 en 3.100; Gerechtelijk Wetboek, deel III, art. 591, 2°bis; Plichtenleer van het BIV (koninklijk besluit van 20 juli 2026, in werking sinds 1 oktober 2026); FOD Justitie over de inschrijving van de syndicus in de KBO (koninklijk besluit van 15 maart 2017).