Syndicus verplicht? Vanaf hoeveel appartementen je er een nodig hebt

Stel je voor: je koopt een appartement in een klein gebouw, en een paar weken later krijg je een uitnodiging voor de algemene vergadering van de mede-eigenaars. Iemand moet het gebouw beheren, maar wie? En moet dat een syndicus zijn, ook als jullie maar met twee of drie eigenaars zijn?

Het korte antwoord: in principe wel. Zodra een gebouw twee of meer appartementen telt die eigendom zijn van verschillende personen, moeten de mede-eigenaars een syndicus aanstellen. Een uitzondering voor kleine gebouwen bestaat niet. Wel mag een mede-eigenaar de rol zelf opnemen, en die keuze heeft gevolgen die je beter vooraf kent.

In dit artikel lees je vanaf wanneer een syndicus verplicht is, wat het verschil is tussen een professionele en een vrijwillige syndicus en welke taken de wet oplegt. We bekijken ook wanneer een raad van mede-eigendom verplicht wordt en wat er gebeurt als een gebouw zonder syndicus zit.

Vanaf wanneer is een syndicus wettelijk verplicht?

Bestaat een gebouw uit twee of meer appartementen die eigendom zijn van verschillende personen, dan zijn de mede-eigenaars wettelijk verplicht om een syndicus aan te stellen (Vlaanderen.be). Twee appartementen, twee eigenaars, een gedeelde inkomhal: de verplichting geldt.

Juridisch gaat het om de gedwongen mede-eigendom uit Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek. Die regels gelden voor elk gebouw waarvan de eigendom verdeeld is in kavels, waarbij elke kavel een privatief deel en een aandeel in de gemeenschappelijke delen bevat (art. 3.84). Concreet: je eigen appartement, plus een aandeel in bijvoorbeeld de inkomhal, de trappen en het dak. Het gaat dus niet alleen om het aantal appartementen, maar om de combinatie: meer dan één eigenaar én gemeenschappelijke delen.

Hoe de syndicus er komt, regelt de wet ook. Is hij niet aangesteld in het reglement van interne orde, dan benoemt de eerste algemene vergadering hem. Gebeurt dat niet, dan kan elke mede-eigenaar of elke belanghebbende derde de rechter vragen een syndicus te benoemen (art. 3.89, § 1).

Een uitzondering voor kleine gebouwen bestaat niet. De wet laat wel één afwijking van de hele regeling toe, en die hangt niet af van het aantal appartementen: als de aard van de gemeenschappelijke delen dat rechtvaardigt, alle mede-eigenaars ermee instemmen en dat gebeurt via een basisakte waarin afzonderlijke privatieve delen worden ingesteld (art. 3.84).

En de vereniging van mede-eigenaars (VME)? Die krijgt rechtspersoonlijkheid zodra aan twee voorwaarden voldaan is (art. 3.86, § 1):

1. minstens één kavel is overgedragen of toegekend, waardoor de onverdeeldheid ontstaat;

2. de basisakte en het reglement van mede-eigendom zijn overgeschreven in de registers van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie.

Die basisakte en dat reglement van mede-eigendom vormen samen de statuten van het gebouw en worden bij authentieke akte opgemaakt (art. 3.85, § 1). Elke VME moet ingeschreven zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en krijgt een ondernemingsnummer (Vlaanderen.be).

Hoe de verplichting precies wordt ingevuld, door een professional of door een mede-eigenaar zelf, is een andere vraag.

Professionele syndicus of vrijwillige syndicus: wat zegt de wet?

De rol van syndicus kan opgenomen worden door een professionele syndicus of door een mede-eigenaar, ook wel occasionele syndicus genoemd (Vlaanderen.be). Een professionele syndicus is een vastgoedmakelaar-syndicus: ingeschreven bij het BIV en gebonden aan de deontologische code van de vastgoedmakelaar. Hoe je dat nagaat, lees je in hoe je controleert of je syndicus BIV-erkend is. Een vrijwillige syndicus is een mede-eigenaar die de rol zelf op zich neemt. Boek 3 houdt daar rekening mee: het spreekt van een syndicus die zelf mede-eigenaar is (art. 3.87, § 7) en van een "mandaat om niet" (art. 3.89, § 5, 8°). Wil je eerst begrijpen wat die rol precies inhoudt? Lees dan wat een syndicus is en doet.

Het belangrijkste om te weten: het takenpakket en de bevoegdheden zijn hetzelfde, of de algemene vergadering nu een professional of een mede-eigenaar aanstelt. Beiden moeten het beheer op dezelfde professionele manier uitvoeren (Vlaanderen.be). De wettelijke opdrachten van art. 3.89, § 5 gelden voor elke syndicus. Er is geen lichtere versie voor de vrijwilliger.

Ook de vrijwillige syndicus moet een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten die de uitoefening van zijn taak dekt, en het bewijs van die verzekering leveren. Werkt hij onbetaald, dan wordt die verzekering afgesloten op kosten van de VME (art. 3.89, § 5, 8°). En net als een professional moet hij als syndicus ingeschreven worden in de KBO, ten laatste op de werkdag voor zijn opdracht start (FOD Justitie).

De vrijwillige syndicus is dus geen informele helpende hand. Hij treedt op als wettelijk vertegenwoordiger van de VME, zowel in rechte als voor het beheer van de gemeenschappelijke zaken (art. 3.89, § 5, 4°), en hij is als enige aansprakelijk voor zijn beheer (art. 3.89, § 6).

De keuze voor een vrijwillige syndicus maakt de situatie dus niet eenvoudiger. Ze legt de wettelijke opdrachten die een professional heeft, bij één mede-eigenaar.

Wat moet een syndicus concreet doen?

Maar wat houdt die verantwoordelijkheid dan precies in? De wet somt de opdrachten van de syndicus op in art. 3.89, § 5. Het reglement van interne orde kan hem meer bevoegdheden geven, maar deze lijst geldt altijd. Vlaanderen.be deelt het werk op in technisch, administratief en financieel beheer.

Technisch beheer draait om het gebouw zelf. De syndicus zorgt voor de onderhouds- en herstellingswerken (Vlaanderen.be). Hij voert de beslissingen van de algemene vergadering uit of laat ze uitvoeren, neemt alle bewarende maatregelen en stelt alle daden van voorlopig beheer (art. 3.89, § 5, 1° en 2°). Vanaf het bedrag dat de algemene vergadering daarvoor vastlegt, legt hij meerdere kostenramingen voor op basis van een vooraf opgemaakt bestek (art. 3.89, § 5, 11°, en art. 3.88, § 1, 1°, c).

Administratief beheer begint bij de algemene vergadering. De syndicus roept ze bijeen in de periode die het reglement van interne orde vastlegt, en telkens als er dringend een beslissing nodig is (art. 3.87, § 2). Hij stelt de notulen op en neemt de beslissingen binnen dertig dagen op in het register (art. 3.87, § 10 en § 12). De vergadering voorzitten doet hij niet: dat doet een mede-eigenaar (art. 3.87, § 5). Verder laat hij de mede-eigenaars alle niet-private documenten over de mede-eigendom inkijken (art. 3.89, § 5, 9°) en houdt hij het reglement van interne orde bij (art. 3.93, § 3). Bij de verkoop van een appartement bezorgt hij de gevraagde informatie, zoals het werk- en reservekapitaal, eventuele achterstallen en de notulen van de voorbije drie jaar (art. 3.94, § 1).

Financieel beheer betekent het vermogen van de VME beheren: het werkkapitaal en het reservekapitaal, elk op een afzonderlijke rekening op naam van de VME (art. 3.89, § 5, 3°, en art. 3.86, § 3). De syndicus voert de boekhouding en bereidt elk jaar de begrotingsramingen voor, die hij ter stemming voorlegt aan de algemene vergadering (art. 3.89, § 5, 15° en 16°). Betaalt een eigenaar zijn bijdragen niet, dan kan de syndicus alle gerechtelijke en buitengerechtelijke maatregelen nemen om ze in te vorderen (art. 3.86, § 3).

Drie domeinen, één wettelijk kader. Het takenpakket hangt niet af van wie syndicus is. Wel geldt er voor kleinere gebouwen een verlichting in de boekhouding: een mede-eigendom met minder dan twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend, mag een vereenvoudigde boekhouding voeren (art. 3.89, § 5, 15°). Dat hangt af van de grootte van het gebouw, niet van de vraag of de syndicus een professional of een mede-eigenaar is.

De risico's van een vrijwillige syndicus

Die takenlijst landt bij een vrijwillige syndicus volledig op één persoon. Een paar punten ken je dan best vooraf.

De aansprakelijkheid geldt ook onbetaald. De syndicus is als enige aansprakelijk voor zijn beheer (art. 3.89, § 6). Dat geldt voor elke syndicus, ook voor een mede-eigenaar die de rol onbetaald opneemt. Hij kan zijn bevoegdheid ook niet zomaar doorgeven: dat mag enkel met toestemming van de algemene vergadering, en dan nog alleen voor een beperkte duur of voor welomschreven doeleinden (art. 3.89, § 6).

De verzekering is verplicht. Zoals eerder beschreven moet ook de vrijwillige syndicus een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten en het bewijs ervan leveren. Bij een onbetaald mandaat betaalt de VME de premie (art. 3.89, § 5, 8°). Kijk dus na of die verzekering er is.

Dringende zaken wachten niet. Ook in een klein gebouw moet de syndicus bewarende maatregelen nemen als er iets misloopt (art. 3.89, § 5, 2°), en een algemene vergadering bijeenroepen als er dringend een beslissing nodig is (art. 3.87, § 2). Bij een lekkend dak hoort dat bij de rol, ook als je die naast je eigen werk opneemt.

Twee petten tegelijk. Een syndicus die mede-eigenaar is, mag als mede-eigenaar deelnemen aan de beraadslagingen, maar hij mag geen volmacht van een andere mede-eigenaar aannemen (art. 3.87, § 7). Wie als lasthebber voor de VME optreedt, mag niet deelnemen aan de beraadslagingen en de stemmingen over de opdracht die hem is toevertrouwd (art. 3.87, § 9). Contracten tussen de VME en de syndicus, zijn naaste familie of verwanten tot de derde graad vragen vooraf de toestemming van de algemene vergadering (art. 3.89, § 5, 13°). En de syndicus kan niet tegelijk lid zijn van de raad van mede-eigendom of commissaris van de rekeningen (art. 3.89, § 9).

Als de syndicus wegvalt. Stopt de vrijwillige syndicus, dan heeft de VME een opvolger nodig. Zonder syndicus kan de raad van mede-eigendom, of anders de voorzitter van de laatste algemene vergadering, of anders mede-eigenaars met minstens een vijfde van de aandelen, de algemene vergadering bijeenroepen om een syndicus aan te wijzen (art. 3.87, § 2). Is de syndicus verhinderd of blijft hij in gebreke, dan kan elke mede-eigenaar de rechter vragen een voorlopig syndicus aan te wijzen (art. 3.89, § 8). Een syndicus van wie het mandaat eindigt, moet binnen dertig dagen het volledige dossier overdragen aan zijn opvolger, of als die er nog niet is, aan de voorzitter van de laatste algemene vergadering (art. 3.89, § 5, 7°).

Wanneer wordt een raad van mede-eigendom verplicht?

De wet voegt bij grotere gebouwen nog een orgaan toe. Telt een gebouw of groep van gebouwen minstens twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend, dan richt de eerste algemene vergadering een raad van mede-eigendom op (art. 3.90, § 1). Die raad komt naast de syndicus, niet in zijn plaats: hij ziet erop toe dat de syndicus zijn taken naar behoren uitvoert (art. 3.90, § 1).

Zo werkt de raad volgens de wet:

• Lid kunnen worden: wie als titularis van een zakelijk recht stemrecht heeft in de algemene vergadering, zoals de mede-eigenaars. De algemene vergadering benoemt elk lid afzonderlijk, bij volstrekte meerderheid. Het mandaat loopt tot de volgende gewone algemene vergadering en is hernieuwbaar (art. 3.90, § 1 en § 3).

• Na de syndicus te hebben verwittigd, kan de raad alle stukken over het beheer inkijken en kopiëren (art. 3.90, § 4).

• De raad beslist niet in de plaats van de algemene vergadering. Hij kan wel extra opdrachten krijgen als de algemene vergadering daartoe beslist met twee derde van de stemmen. Zo'n opdracht geldt enkel voor uitdrukkelijk vermelde handelingen, voor één jaar, en mag niet raken aan de wettelijke bevoegdheden van de syndicus, de algemene vergadering en de commissaris van de rekeningen (art. 3.90, § 4).

• Op de gewone algemene vergadering legt de raad een omstandig jaarverslag voor over zijn werking (art. 3.90, § 4).

• De raad kan punten op de agenda laten zetten (art. 3.87, § 4) en kan de algemene vergadering bijeenroepen om een syndicus aan te wijzen als er geen is (art. 3.87, § 2).

Voor gebouwen met minder dan twintig kavels is zo'n raad niet verplicht. De algemene vergadering kan er wel voor kiezen om er een op te richten, met dezelfde samenstelling en dezelfde opdrachten (art. 3.90, § 2). Meer over de regels die voor elk gebouw gelden, lees je in ons artikel over de wet op de mede-eigendom.

Het grotere plaatje: elke VME heeft een algemene vergadering en een syndicus, en de algemene vergadering wijst elk jaar een commissaris van de rekeningen aan die de rekeningen controleert (art. 3.91). Vanaf twintig kavels komt daar een raad van mede-eigendom bij.

Van vrijwillige naar professionele syndicus: wanneer is de overstap slim?

De beslissing ligt bij de algemene vergadering zelf. Die kan de syndicus altijd ontslaan (art. 3.89, § 7), en beslist daarover, net als over de benoeming van een nieuwe syndicus, bij volstrekte meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars (art. 3.87, § 8). De vergadering moet daarvoor wel het quorum halen (art. 3.87, § 5). Eén uitzondering: heeft de rechter de syndicus benoemd, dan kan alleen de rechter hem ontslaan (art. 3.89, § 7).

De vraag is dus niet of het kan, maar wanneer het slim is.

Signalen dat het tijd is:

• De vrijwillige syndicus raakt moeilijk rond met alle taken naast zijn eigen werk en leven

• Er staan grotere werken of complexere installaties op de planning

• Er ontstaan conflicten waarbij de syndicus zelf partij is

• Wettelijke termijnen of verplichtingen worden gemist

Bij de overstap zelf horen een paar wettelijke afspraken. De verhouding met de syndicus en zijn vergoeding staan in een schriftelijke overeenkomst, met de lijst van forfaitaire en aanvullende prestaties. Een prestatie die daar niet in staat, levert geen vergoeding op, tenzij de algemene vergadering daartoe beslist (art. 3.89, § 1). Het mandaat duurt maximaal drie jaar en wordt enkel hernieuwd met een uitdrukkelijke beslissing van de algemene vergadering (art. 3.89, § 1). De vertrekkende syndicus draagt binnen dertig dagen het volledige dossier over (art. 3.89, § 5, 7°). Het stappenplan lees je in hoe je van syndicus verandert. Wat een syndicus kost en welke posten je in zo'n overeenkomst terugvindt, lees je in wat een syndicus echt kost.

Bij Sebas heeft elke VME één vast team. Je krijgt een eerste reactie binnen 24 uur op werkdagen, en voor noodgevallen is er een noodnummer dat je altijd kan bellen. Je documenten, ook de notulen en de afrekeningen, vind je altijd zelf terug in MySebas. Onze erkende syndicus heeft meer dan 10 jaar ervaring, en Sebas beheert meer dan 350 VME's in heel Vlaanderen.

Wat zijn de gevolgen van een VME zonder syndicus?

Zit een VME zonder syndicus, dan ontbreekt de persoon aan wie de wet het beheer toevertrouwt.

Niemand vertegenwoordigt de VME. Het is de syndicus die de VME vertegenwoordigt, in rechte en voor het beheer van de gemeenschappelijke zaken (art. 3.89, § 5, 4°). Zonder syndicus is die vertegenwoordiger er niet.

Bij een verkoop ontbreekt de informatie. Vóór de ondertekening van de verkoopovereenkomst moet de koper, via de notaris, de makelaar of de verkoper, onder meer deze informatie krijgen: het werk- en reservekapitaal, eventuele achterstallen, hangende gerechtelijke procedures, de notulen van de voorbije drie jaar en de afrekeningen van de voorbije twee jaar. De syndicus levert die stukken op eenvoudig verzoek binnen vijftien dagen (art. 3.94, § 1). Zonder syndicus is er niemand die die stukken aanlevert. Antwoordt de syndicus niet op tijd, dan brengt de notaris, de makelaar of de verkoper de partijen daarvan op de hoogte (art. 3.94, § 1).

Niemand beheert de financiën. Het beheer van het werk- en reservekapitaal en de invordering van onbetaalde bijdragen zijn taken van de syndicus (art. 3.89, § 5, 3°, en art. 3.86, § 3). Zonder syndicus neemt niemand die taken op.

De rechter kan een syndicus benoemen. Zonder syndicus kan de algemene vergadering bijeengeroepen worden om er een aan te wijzen (art. 3.87, § 2). Wordt er op de eerste algemene vergadering geen syndicus benoemd, dan kan elke mede-eigenaar of belanghebbende derde de rechter vragen dat te doen (art. 3.89, § 1). Heeft de rechter de syndicus benoemd, dan kan alleen de rechter hem ontslaan, niet de algemene vergadering (art. 3.89, § 7).

Wat moet je onthouden?

De conclusie is eigenlijk vrij simpel, ook al voelt de wetgeving soms ingewikkeld.

Een uitzondering voor kleine gebouwen bestaat niet. Twee appartementen, twee eigenaars, gemeenschappelijke delen: dan is een syndicus verplicht. De enige afwijking die de wet toelaat, vraagt de instemming van alle mede-eigenaars via de basisakte, en hangt niet af van het aantal appartementen (art. 3.84).

Een vrijwillige syndicus heeft dezelfde taken als een professional. Hij is als enige aansprakelijk voor zijn beheer en moet verzekerd zijn. Werkt hij onbetaald, dan betaalt de VME die verzekering (art. 3.89, § 5, 8°, en § 6).

Een VME zonder syndicus mist haar vertegenwoordiger, en bij een verkoop is er niemand die de wettelijke informatie aanlevert. Een syndicus laten aanwijzen kan via de algemene vergadering of, als dat niet lukt, via de rechter.

Vanaf twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend, is een raad van mede-eigendom verplicht. Die ziet toe op de syndicus en beslist niet in de plaats van de algemene vergadering.

De overstap naar een professionele syndicus beslist de algemene vergadering zelf, bij volstrekte meerderheid. Heeft de rechter de syndicus benoemd, dan kan alleen de rechter hem ontslaan. Wil je weten wat een professionele syndicus dan precies op zich neemt? Ons artikel over wat een syndicus doet legt het stap voor stap uit.

Conclusie

Een syndicus is verplicht zodra je gebouw twee of meer appartementen van verschillende eigenaars telt. Een uitzondering voor kleine gebouwen is er niet. Of je nu kiest voor een vrijwillige of een professionele syndicus, de wettelijke opdrachten blijven dezelfde.

Twijfel je of een vrijwillige aanpak nog past bij jouw gebouw, of wil je weten wat een professionele syndicus voor jullie zou doen? Mail ons op welkom@mysebas.be of vraag een offerte aan. We bekijken samen wat bij jouw gebouw past.

Bronnen: Burgerlijk Wetboek, Boek 3 "Goederen", art. 3.84, 3.85, 3.86, 3.87, 3.88, 3.89, 3.90, 3.91, 3.93 en 3.94 (wet van 4 februari 2020, Justel); Vlaanderen.be: beheer en onderhoud van appartementsgebouwen; FOD Justitie: vereniging van mede-eigenaars; BIV: deontologie van de vastgoedmakelaar.